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1 Was ist BandTermin? What is BandTermin?

BandTermin beantwortet die eine Frage, an der jede Bandprobe scheitert: „Wann können eigentlich alle?" Statt WhatsApp-Umfragen trägt jedes Mitglied einmal seine Abwesenheiten ein — der Kalender zeigt dann auf einen Blick, welche Tage für die ganze Band frei sind.

  • Ein Eintrag, alle Bands: Wer in mehreren Bands spielt, pflegt Urlaub & Co. nur einmal.
  • Privatsphäre: Andere Bands sehen nie, was du vorhast — nur, dass ein Tag belegt ist.
  • Automatische Erinnerungen: Wer seine Zeiten nicht pflegt, wird per Mail erinnert.
  • Kalender-Abo: Fixierte Termine erscheinen automatisch im privaten Kalender (Apple, Google, Outlook).

BandTermin answers the one question every band struggles with: "So… when can everyone actually make it?" Instead of WhatsApp polls, every member enters their absences once — the calendar then shows at a glance which days work for the whole band.

  • Enter once, applies everywhere: Playing in several bands? Vacations etc. are maintained only once.
  • Privacy: Other bands never see what you are doing — only that a day is taken.
  • Automatic reminders: Members who don't maintain their availability get an email nudge.
  • Calendar feed: Confirmed events appear automatically in your personal calendar (Apple, Google, Outlook).

2 Anmelden Signing In

BandTermin nutzt Magic Links — es gibt kein Passwort.

  1. band.guitarpt.app öffnen und E-Mail-Adresse eingeben.
  2. Postfach öffnen und in der Mail auf „Jetzt einloggen" klicken.
  3. Fertig — du bist angemeldet und bleibst es auf diesem Gerät.
Mail nicht da? Spam-Ordner prüfen und die Mail einmal als „Kein Spam" markieren — dann kommen alle weiteren sauber an. Der Link ist eine Stunde gültig.

BandTermin uses magic links — there is no password.

  1. Open band.guitarpt.app and enter your email address.
  2. Open your inbox and click "Jetzt einloggen" in the mail.
  3. Done — you're signed in and stay signed in on this device.
No mail? Check your spam folder and mark the mail as "not spam" once — all future mails will arrive cleanly. The link is valid for one hour.

3 Band gründen & Mitglieder einladen Create a Band & Invite Members

Nach dem ersten Login fragt die App: Band gründen oder einer Band beitreten.

Einladen

  1. Tab „Mehr" öffnen — dort steht der Einladungscode deiner Band (antippen = kopieren).
  2. Code zusammen mit dem Link band.guitarpt.app an die Bandkollegen schicken.
  3. Diese loggen sich ein, wählen „Einer Band beitreten" und geben den Code ein.

Der Code ist dauerhaft gültig und für alle Mitglieder gleich. Wer die Band gegründet hat, ist Admin und kann Termine fixieren, absagen und die Konzert-Regel einstellen.

Anzeigename

Unter „Mehr" ist der oberste Eintrag dein Name — antippen und ändern. Bis dahin zeigt die App den Namensteil deiner E-Mail-Adresse.

After your first login the app asks: create a band or join a band.

Inviting

  1. Open the "Mehr" tab — it shows your band's invite code (tap to copy).
  2. Send the code together with the link band.guitarpt.app to your bandmates.
  3. They sign in, choose "Einer Band beitreten" (join a band) and enter the code.

The code stays valid and is the same for all members. Whoever created the band is admin and can confirm or cancel events and configure the concert rule.

Display name

The top entry in "Mehr" is your name — tap to change it. Until then the app shows the name part of your email address.

4 Meine Zeiten My Availability

Im Tab „Meine Zeiten" pflegst du zwei Dinge:

1. Abwesenheiten

Urlaub, Dienstreisen, feste Verpflichtungen — als Zeitraum oder als wöchentliche Regel (z. B. „jeden Dienstag Chor"). Der Grund ist optional und nur für dich sichtbar; deine Bands sehen nur „abwesend".

2. „Gepflegt bis" (der Horizont)

Das Datum sagt: „Bis hierhin stimmen meine Angaben." Alles danach zeigt der Kalender als grau/ungepflegt — die Band weiß dann: kann alles sein. Schieb das Datum regelmäßig nach vorn, am besten 2–3 Monate im Voraus.

Wichtig: Abwesenheiten gelten automatisch für alle deine Bands — einmal eintragen reicht.

In the "Meine Zeiten" tab you maintain two things:

1. Absences

Vacations, business trips, fixed commitments — as a date range or a weekly rule (e.g. "choir every Tuesday"). The reason is optional and visible only to you; your bands just see "absent".

2. "Maintained until" (the horizon)

This date says: "My entries are accurate up to here." Everything beyond shows as grey/unmaintained in the calendar — the band knows: anything is possible. Push the date forward regularly, ideally 2–3 months ahead.

Important: Absences automatically apply to all your bands — enter them once.

5 Der Kalender The Calendar

Der Kalender fasst pro Tag die Verfügbarkeit aller Mitglieder der gewählten Band zusammen:

FarbeBedeutung
GrünAlle frei — hier passt ein neuer Termin.
GelbJemand hat einen Termin einer anderen Band — der Rest des Tages ist evtl. frei.
RotJemand ist abwesend (Urlaub etc.) — ganzer Tag raus.
GrauUngepflegt — mindestens ein Mitglied hat den Tag nicht bestätigt.
  • Heute hat einen leuchtend orangen Rahmen.
  • Eigene Termine zeigen ein Bild in der Kachel: Mikrofon = Konzert, Gitarre = Probe, Verstärker-Setup = Generalprobe.
  • ⚠ Konflikte (roter Rahmen + Warndreieck): Ein Termin kollidiert mit einer Abwesenheit oder einem Termin einer anderen Band — Tag antippen zeigt die Details.
  • Tag antippen öffnet die Detailansicht: Wer kann, wer nicht, plus „Termin anlegen".

The calendar aggregates the availability of all members of the selected band per day:

ColorMeaning
GreenEveryone is free — a new event fits here.
YellowSomeone has an event with another band — the rest of the day may be free.
RedSomeone is absent (vacation etc.) — the whole day is out.
GreyUnmaintained — at least one member hasn't confirmed this day yet.
  • Today has a glowing orange border.
  • Your band's events show an image in the tile: microphone = concert, guitar = rehearsal, amp setup = dress rehearsal.
  • ⚠ Conflicts (red border + warning triangle): an event collides with an absence or another band's event — tap the day for details.
  • Tapping a day opens the detail view: who can make it, who can't, plus "create event".

6 Termine anlegen Creating Events

Termine legst du über den Tab „Termine" oder direkt aus einem Kalendertag an. Es gibt vier Typen: Probe, Generalprobe, Konzert, Sonstiges.

Serien

Proben können als Serie angelegt werden: wöchentlich, 14-täglich oder monatlich, mit Enddatum. Tage mit Zeitkonflikten werden automatisch übersprungen.

Konfliktprüfung

Beim Speichern prüft die App die Verfügbarkeit: Harte Konflikte (Zeitüberschneidung) blockieren, weiche (abwesend, ungepflegt) erfordern eine Bestätigung.

Konzert-Regel

Für Konzerte und Generalproben gilt eine pro Band einstellbare Regel (unter „Mehr", nur Admin):

ModusVerhalten
StrengKonzerte können nur an Tagen angelegt werden, an denen wirklich alle frei sind.
AbstimmungKonzerte werden als Vorschlag angelegt, alle sagen zu oder ab.

Zu-/Absagen

Jedes Mitglied kann bei jedem Termin Zusagen / Vielleicht / Absagen. Wer absagt, gilt an dem Tag wieder als frei für andere Planungen.

Create events via the "Termine" tab or directly from a calendar day. There are four types: rehearsal, dress rehearsal, concert, other.

Series

Rehearsals can be created as a series: weekly, bi-weekly or monthly, with an end date. Days with time conflicts are skipped automatically.

Conflict check

On saving, the app checks availability: hard conflicts (time overlap) block, soft ones (absent, unmaintained) ask for confirmation.

Concert rule

Concerts and dress rehearsals follow a per-band rule (in "Mehr", admin only):

ModeBehaviour
StrictConcerts can only be scheduled on days when everyone is free.
PollConcerts are created as proposals; everyone accepts or declines.

Responses

Every member can respond yes / maybe / no to each event. Anyone who declines counts as free again for other plans that day.

7 Mehrere Bands Multiple Bands

Über den Band-Namen oben links wechselst du zwischen deinen Bands; weitere gründest du unter „Mehr" → „Weitere Band gründen / beitreten".

  • Abwesenheiten gelten für alle Bands — einmal pflegen.
  • Termine der einen Band erscheinen in der anderen als „belegt" (gelb) — mit Uhrzeit, aber ohne Details. So findet Band B automatisch Tage, an denen du nicht schon mit Band A probst.
  • Konflikte (z. B. Probe während deines Urlaubs) werden in allen Band-Ansichten markiert.

Switch between your bands via the band name in the top left; create or join more under "Mehr" → "Weitere Band gründen / beitreten".

  • Absences apply to all your bands — maintain them once.
  • One band's events show up in the other band as "busy" (yellow) — with the time, but no details. Band B automatically finds days when you're not already rehearsing with band A.
  • Conflicts (e.g. a rehearsal during your vacation) are flagged in all band views.

8 Erinnerungen Reminders

Damit die Planung funktioniert, müssen alle ihre Zeiten pflegen. BandTermin erinnert automatisch per E-Mail, wenn dein „Gepflegt bis"-Datum näher als 4 Wochen liegt oder fehlt — höchstens alle 3 Tage.

Abschalten kannst du die Erinnerungen unter „Mehr" → Benachrichtigungen.

Planning only works if everyone maintains their availability. BandTermin automatically sends an email reminder when your "maintained until" date is closer than 4 weeks or missing — at most every 3 days.

You can switch reminders off under "Mehr" → Benachrichtigungen.

9 Kalender-Abo (iCal) Calendar Feed (iCal)

Unter „Mehr" → „iCal-Feed abonnieren" findest du deine persönliche Feed-URL. Einmal abonniert, erscheinen alle fixierten Termine deiner Bands automatisch im privaten Kalender.

iPhone / iPad

  1. Kalender-App öffnen → unten „Kalender" → „Hinzufügen"
  2. „Kalenderabo hinzufügen" → Feed-URL einfügen → „Abonnieren"

Mac

  1. Kalender-App → Menü „Ablage" → „Neues Kalenderabonnement …"
  2. Feed-URL einfügen, bei „Automatisch aktualisieren" z. B. „Stündlich" wählen

Google Kalender

  1. Am PC calendar.google.com öffnen
  2. Links neben „Weitere Kalender" auf „+" → „Per URL" → Feed-URL einfügen
  3. Erscheint danach auch in der Google-Kalender-App auf dem Handy

Outlook

  1. outlook.com → Kalender → „Kalender hinzufügen"
  2. „Aus dem Internet abonnieren" → Feed-URL einfügen
Hinweis: Wie schnell neue Termine auftauchen, bestimmt der Anbieter — Apple/Outlook meist innerhalb von Stunden, Google teils erst nach einem Tag.

Under "Mehr" → "iCal-Feed abonnieren" you'll find your personal feed URL. Once subscribed, all confirmed events of your bands appear automatically in your personal calendar.

iPhone / iPad

  1. Open the Calendar app → "Calendars" at the bottom → "Add"
  2. "Add Subscription Calendar" → paste the feed URL → "Subscribe"

Mac

  1. Calendar app → menu "File" → "New Calendar Subscription…"
  2. Paste the feed URL; set "Auto-refresh" to e.g. "Every hour"

Google Calendar

  1. Open calendar.google.com on a computer
  2. Next to "Other calendars" click "+" → "From URL" → paste the feed URL
  3. It then also shows up in the Google Calendar app on your phone

Outlook

  1. outlook.com → Calendar → "Add calendar"
  2. "Subscribe from web" → paste the feed URL
Note: How fast new events appear depends on the provider — Apple/Outlook usually within hours, Google sometimes only after a day.

10 Als App installieren Install as App

BandTermin ist eine Web-App und lässt sich wie eine native App auf den Home-Bildschirm legen:

  • iPhone/iPad (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm"
  • Android (Chrome): Drei-Punkte-Menü → „App installieren"
  • Desktop (Chrome/Edge): Installations-Symbol rechts in der Adressleiste

BandTermin is a web app and can be pinned to your home screen like a native app:

  • iPhone/iPad (Safari): Share icon → "Add to Home Screen"
  • Android (Chrome): three-dot menu → "Install app"
  • Desktop (Chrome/Edge): install icon on the right of the address bar